.: Asistente de Configuración

Cuando se inicia por primera vez se visualiza la siguiente pantalla:

En esta pantalla se informa la versión que usted adquirió (Lite o Full), el número de facturas que puede realizar por mes, el número de usuarios concurrentes (al mismo tiempo) que pueden utilizar el aplicativo, fecha de finalización de la suscripción, y los datos del suscriptor.

A continuación se solicitan los datos de su compañía:

Luego presione continuar para configurar la cultura:

La cultura que el sistema ubica en este punto se basa en los datos del país que usted seleccionó, pero usted los puede modificar; por ejemplo en algunos países la factura se llama “factura de venta” pero usted lo puede cambiar para llamarse Esimplemente “factura” y de la misma forma sucede con el impuesto a las ventas (IVA), el nombre de la moneda, el nombre para las notas crédito, debito, retenciones y cotizaciones. 
Luego presione continuar para configurar la facturación:

Lo primero que usted puede configurar es la asignación en el número de la factura; que quiere decir esto, si usted selecciona “si” en “Permite inserción de número de facturación manual”, cada vez que realice una factura deberá digitar el número de la factura que va a crear; si usted selecciona “no” el sistema le asignará un número de factura disponible de la resolución que usted registre más adelante.

Ahora, si activa la opción de “titulo copia desde la segunda impresión”, toda factura que usted imprima después de la original llevará el título de “Copia” .

Si lo que usted desea es utilizar el sistema como una herramienta de ayuda para el proceso de facturación puede digitar cualquier número en el campo “Resolución número”. En el caso de Colombia, si la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) le asigna un número de resolución, es éste el que se debe digitar en el campo señalado; definiendo también el número inicial y final de la resolución y las fechas de asignación y expiración.

Nota: El campo “Presentar alerta cuando falten _ facturas” le permite obtener una notificación a pocos días de que la numeración de facturas se terminen, el campo “Presentar alerta cuando falten _ días” le permite obtener una notificación antes de la fecha de expiración de la resolución de facturación para que usted solicite una nueva al ente de impuestos. 

Se continúa y se encuentra la pestaña de formatos:

El programa viene con varios formatos de impresión de los documentos factura, recibo de caja, nota crédito, nota debito y cotización; y usted puede seleccionar el que más se adecue a sus necesidades.

Por ejemplo en factura hay un formato para hoja tamaño carta, el cual imprime todos los datos del cliente, de los ítems vendidos, las leyendas de la resolución de factura, detalles de cada ítem facturado, una nota de pie de página en la factura y los datos de la compañía. Y hay otro formato que solo es media carta, el cual imprime todos los datos del cliente, los datos de los ítems vendidos y una sola leyenda de la resolución de facturación; pero ya no imprime el detalle del ítem ni la nota de pie de página de la factura.

Entonces es simplemente que usted seleccione el documento al cual quiere cambiarle el formato, lo puede pre-visualizar y este será el que se va a imprimir cuando realice el documento.

Ahora se hace click en finalizar y se debe ver la pantalla de finalización del asistente así:

Aquí encontrará una certificación de que el proceso de configuración del asistente fue terminado de manera exitosa y además encontrará una serie de sugerencias que le ayudarán a utilizar Zencillo de una forma óptima.

Tip 1: Una vez finalizado este asistente no significa que usted no pueda cambiar alguna de las opciones anteriores, usted podrá realizarlo en cualquier momento accediendo al panel de control en las opciones de cultura, resoluciones, datos generales y compañía.

Tip 2: También en “Datos generales” podrá encontrar más opciones que le permiten configurar el programa, que no están en el asistente para que este sea sencillo en el momento de inicializar su sistema. Por ejemplo usted puede configurar en la sección “Datos generales” en la opción “Configuración local” el campo “Tiempo de Sesión (min)”, el cual le permite modificar a su gusto el tiempo máximo que permanece el sistema abierto cuando este no está siendo utilizado. En el caso de la opción “tablero de control”, le permite visualizar una pantalla que le informa en totales las ventas, notas crédito, notas débito y los pagos; también le muestra la cartera y las cotizaciones realizadas.

Tip 3: En “Datos generales” usted podrá seleccionar la opción “Permitir Mayor Detalle en Factura (Detalle en Artículos)”, que le permitirá incluir una descripción más completa para cada ítem vendido.

Tip 4: En la opción “Permitir Pie de Página en Factura” de la sección “Datos generales”, usted podrá habilitar una casilla de leyenda que le permitirá agregar una nota extra, comentario u observación de manera específica para cada factura generada. 
Los pasos que usted debe seguir de aquí en adelante es creación de artículos y luego creación de clientes para que pueda empezar a facturar.